记录管理

俄亥俄州立大学综合记录保留时间表,2013年3月15日的

俄亥俄州立大学的一般记录保留时间表(一般调度)占的大学记录系列中常见的在校园内许多单位的管理和处置。此外,还有一些有记录系列所特有的他们的操作,因此具有独特的记录保留时间表除了一般调度校园单位。所有日程安排,一般的或独特的,由协商高校档案与校园和单位的代表开发。

记录保存时间表的记录系列的完整列表,说明每个时间长度系列是维护和其配置。一个记录系列是一组相关的记录日提交的和/或作为一个单元一起使用,因此评价为保留和处置目的的单元。

所有俄亥俄州单位必须与一般调度熟悉,并有一个什么样的记录纸基和电子它们创建和/或接收,并需要管理的理解。单位必须进行的他们的记录清单,并将它们映射到一般调度。

如果一个单位标识记录类型不映射到一般调度,单位应与高校档案讨论一个独特的日程安排的创建。所有单元独特的时间表必须由学校档案和适当的单位代表签署。

记录由中央单元保持

以下是几条记录一系列由集中式校园单位举行,而不应在本地进行维护:

  • 人力资源办公室
    • 好处文档
    • 病假文档(最终) - 保留每俄亥俄州法律10年
    • 位置描述 - 保持的PeopleSoft
    • 退休制度的豁免请求
    • 状态服务记录
    • W-4表格
  • 注册处处长的办公室
    • 学生记录(成绩单,当然形式的变化,等级形式的变化)
    • 新课程形式
    • 指令形式的学生评价(SEI)
  • 设施的设计和建造的办公室
    • 蓝图
    • 施工文档
  • 教务处
    • 推广和使用权的文件